نامه درخواست پیش پرداخت از کارفرما: نمونه متن آماده + نکات ضمانتنامه
نمونهٔ آمادهٔ نامه درخواست پیش پرداخت از کارفرما که می‌توانید کپی و شخصی‌سازی کنید، همراه با مدارک لازم، نکات ضمانتنامهٔ پیشپرداخت و نحوهٔ ثبت و استهلاک آن در حساب‌های پروژه.
پاسخ کوتاه: نامه درخواست پیش پرداخت باید شمارهٔ و تاریخ قرارداد، بند مربوط به پیشپرداخت، مبلغ یا درصد درخواستی، مشخصات ضمانتنامهٔ پیشپرداخت و شمارهٔ شبای دریافت را داشته باشد. نمونهٔ آمادهٔ آن را پایین همین صفحه می‌بینید. وجه دریافتی درآمد نیست. بدهی شما به کارفرماست که از صورت وضعیت‌ها مستهلک میشود.
پیشپرداخت نقدینگی شروع کار را تأمین میکند: تجهیز کارگاه، خرید اولیهٔ مصالح، بسیج نیرو. ولی اگر نامه ناقص باشد یا ضمانتنامه با متن قرارداد نخواند، پرداخت هفته‌ها عقب می‌افتد. مبانی پیشپرداخت را در پیشپرداخت در قرارداد پیمانکاری توضیح داده‌ایم. اینجا روی خود نامه و حساب‌هایش تمرکز می‌کنیم.
نمونه متن نامه درخواست پیش پرداخت
شماره: ……… تاریخ: ……… پیوست: دارد
کارفرمای محترم، جناب آقای / سرکار خانم ……… (یا: مدیریت محترم شرکت ………)
موضوع: درخواست پرداخت پیشپرداخت قرارداد شمارهٔ ……… مورخ ………
با سلام و احترام، به استحضار می‌رساند که در اجرای قرارداد فوق‌الذکر با موضوع «………» و مطابق بند ……… آن، این شرکت (پیمانکار) آمادگی دریافت پیشپرداخت به میزان ……… درصد مبلغ اولیهٔ قرارداد، معادل ……… ریال را دارد.
ضمانتنامهٔ بانکی پیشپرداخت به شمارهٔ ……… صادره از بانک ……… شعبهٔ ……… به مبلغ ……… ریال و با اعتبار تا تاریخ ……… به پیوست تقدیم می‌گردد.
خواهشمند است دستور فرمایید مبلغ پیشپرداخت به حساب شمارهٔ شبای IR……… به نام ……… نزد بانک ……… واریز گردد. بدیهی است پیشپرداخت طبق مفاد قرارداد از صورت‌وضعیت‌های آتی مستهلک خواهد شد.
پیشاپیش از همکاری جنابعالی سپاسگزاریم.
نام و امضای مجاز پیمانکار ……… / مهر شرکت
پیوست‌ها: ۱. ضمانتنامهٔ پیشپرداخت ۲. تصویر بند پیشپرداخت قرارداد ۳. گواهی شمارهٔ شبا ۴. صورتجلسهٔ تحویل کارگاه (در صورت لزوم)
متن را کپی کنید، جاهای خالی را پر کنید و روی سربرگ شرکت چاپ کنید. اگر قرارداد شما پیشپرداخت را مرحله‌ای (مثلاً نیمی هنگام تحویل کارگاه و نیمی پس از تجهیز) پیش‌بینی کرده، در متن به همان مرحله اشاره کنید.
ضمانتنامهٔ پیشپرداخت چه نکاتی دارد؟
- مبلغ ضمانتنامه باید حداقل برابر مبلغ پیشپرداخت درخواستی باشد.
- ذی‌نفع و موضوع باید عیناً با قرارداد بخواند. یک کلمهٔ متفاوت در نام کارفرما کافی است تا برگشت بخورد.
- اعتبار را تا زمان استهلاک کامل پیش‌بینی کنید و تمدید را از قبل برنامه‌ریزی کنید.
- کاهش تدریجی: با هر استهلاک می‌توانید درخواست کاهش مبلغ ضمانتنامه را بدهید تا کارمزد و وثیقهٔ کمتری درگیر بماند.
ثبت حسابداری پیشپرداخت (نزد پیمانکار)
| رویداد | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| دریافت پیشپرداخت | بانک | پیش‌دریافت از کارفرما (بدهی) |
| صدور صورت وضعیت | مطالبات از کارفرما | درآمد پیمان |
| استهلاک در همان صورت وضعیت | پیش‌دریافت از کارفرما | مطالبات از کارفرما |
| کارمزد ضمانتنامه | هزینهٔ بانکی پروژه | بانک |
مهمترین نکته این است که پیشپرداخت درآمد نیست. اگر آن را درآمد ثبت کنید، سود پروژه در ماه‌های اول به‌طور مصنوعی بالا و در ماه‌های آخر پایین نشان داده میشود. نزد کارفرما هم عکس همین است: پیشپرداخت یک طلب (پیشپرداخت به پیمانکار) است، نه هزینه.
استهلاک پیشپرداخت: مثال عددی
قرارداد ۱۰٬۰۰۰ میلیون ریال، پیشپرداخت ۲۰٪ یعنی ۲٬۰۰۰ میلیون ریال. با استهلاک به نسبت (۲۰٪ از هر صورت وضعیت):
| صورت وضعیت | ناخالص دوره | استهلاک ۲۰٪ | ماندهٔ پیشپرداخت |
|---|---|---|---|
| ۱ | ۲٬۰۰۰ | ۴۰۰ | ۱٬۶۰۰ |
| ۲ | ۳٬۰۰۰ | ۶۰۰ | ۱٬۰۰۰ |
| ۳ | ۳٬۰۰۰ | ۶۰۰ | ۴۰۰ |
| ۴ | ۲٬۰۰۰ | ۴۰۰ | ۰ |
استهلاک یکی از کسور صورت وضعیت است. جای آن را در زنجیرهٔ ناخالص تا خالص در مبلغ ناخالص و خالص صورت وضعیت ببینید.
چه اشتباه‌هایی پرداخت پیشپرداخت را عقب می‌اندازد؟
- اختلاف نام یا شمارهٔ قرارداد در نامه و ضمانتنامه.
- درخواست مبلغی بیشتر از سقف بند قرارداد.
- اعتبار کوتاه ضمانتنامه که پیش از پرداخت منقضی میشود.
- نداشتن امضای مجاز یا مهر شرکت.
پیشپرداخت در نرم‌افزار حسابداری ساختمان
در نرم‌افزار حسابداری ساختمان اپتا پیش‌پرداخت‌ها و علی‌الحساب‌ها جدا از درآمد و هزینه نگه داشته می‌شوند. هنگام ثبت صورت وضعیت، استهلاک خودکار کسر میشود و ماندهٔ پیشپرداخت هر قرارداد یا هر فروشنده همیشه معلوم است. پیشپرداخت به مصالح‌فروش‌ها هم با همین منطق، هنگام ثبت فاکتور به‌صورت خودکار تهاتر میشود.
پس از دریافت پیشپرداخت
پیشپرداخت را در حساب جدا یا دست‌کم با ثبت روشن نگه دارید و صرف تجهیز کارگاه و خرید مصالح همان پیمان کنید. در هر صورت‌وضعیت، استهلاک آن را خودتان هم محاسبه کنید و با مبلغ کسرشدهٔ کارفرما تطبیق دهید. وقتی مانده به صفر رسید، درخواست آزادسازی یا ابطال ضمانتنامه را کتبی بفرستید تا کارمزد اضافه نپردازید.
یک نسخه از نامه، ضمانتنامه و رسید دریافت پیشپرداخت را در پروندهٔ قرارداد نگه دارید؛ این مدارک در تسویه‌حساب نهایی و رسیدگی‌های بعدی به کار می‌آیند.
جمع‌بندی
نامهٔ کامل و ضمانتنامهٔ هماهنگ با قرارداد، پیشپرداخت را سریع میکند و ثبت درست آن به‌عنوان بدهی، سود پروژه را واقعی نگه می‌دارد. استهلاک را در هر صورت وضعیت فراموش نکنید.
منابع رسمی
نرخ‌ها و مقررات این موضوع ممکن است با بخشنامه‌ها و قانون بودجهٔ هر سال تغییر کند؛ پیش از تصمیم، آخرین نسخه را از مرجع رسمی ببینید:
- سازمان برنامه و بودجهٔ کشور — نظام فنی و اجرایی: شرایط عمومی پیمان، فهرست بها و شاخص‌های تعدیل
پرسش‌های متداول
نامه درخواست پیش پرداخت چه زمانی ارسال میشود؟
پس از امضای قرارداد و معمولاً همزمان با تحویل ضمانتنامهٔ پیشپرداخت یا پس از تحویل کارگاه، طبق زمانی که در قرارداد آمده است.
چه مدارکی باید پیوست نامه شود؟
تصویر صفحهٔ قرارداد که بند پیشپرداخت را دارد، ضمانتنامهٔ بانکی پیشپرداخت (یا تضمین مورد قبول کارفرما)، شمارهٔ حساب و شبای شرکت و در صورت لزوم صورتجلسهٔ تحویل کارگاه.
پیشپرداخت چند درصد مبلغ قرارداد است؟
عدد را قرارداد تعیین میکند. در پیمانهای عمومی معمولاً سقف مشخصی (اغلب تا ۲۵ درصد) با ضمانتنامه دارد؛ در قراردادهای خصوصی هر رقم توافقی ممکن است.
پیشپرداخت چطور مستهلک میشود؟
معمولاً به نسبت از هر صورت وضعیت کسر میشود تا تا پایان کار (یا درصد مشخصی از پیشرفت) کامل برگشت داده شود. با هر استهلاک، مبلغ ضمانتنامه هم میتواند به همان نسبت کاهش یابد.
پاسخ کارفرما به درخواست پیشپرداخت چقدر طول میکشد؟
بسته به فرایند کارفرما و آماده بودن ضمانتنامه متفاوت است؛ ارسال کامل مدارک از ابتدا، مهمترین عامل سرعت است.
آیا پیشپرداخت را میشود چند مرحله گرفت؟
اگر قرارداد اجازه دهد بله؛ مثلاً نیمی هنگام شروع و نیمی پس از تجهیز کارگاه، هر کدام با ضمانتنامهٔ مربوط.
کارمزد ضمانتنامه را چه کسی می‌پردازد؟
معمولاً پیمانکار؛ این هزینه را در قیمت پیشنهادی بیاورید و با استهلاک پیشپرداخت، کاهش مبلغ ضمانتنامه را پیگیری کنید.
اگر کارفرما پیشپرداخت را دیر بدهد چه کنیم؟
تأخیر را کتبی ثبت کنید؛ اگر شروع کار به پیشپرداخت وابسته است، اثر آن بر زمانبندی پیمان را هم در مکاتبات بیاورید.
تیم محتوای اپتا؛ راهنمای ساده و کاربردی حسابداری و مدیریت مالی برای پیمانکاران ساختمانی. اینجا هر آنچه یک پیمانکار برای مدیریت مالی پروژه لازم دارد را به زبان روان توضیح می‌دهیم.
آماده‌ای مالی پروژه‌ات را ساده کنی؟
۱۴ روز رایگان اپتا را امتحان کن؛ بدون نیاز به دانش حسابداری.
شروع رایگانمطالب مرتبط
صورت‌وضعیت و پیمانصورتجلسه کارگاهی چیست؟ انواع، اجزا و نمونهٔ متن + اثر مالی
صورت‌جلسه کارگاهی سند رسمی توافق‌ها و اندازه‌گیری‌های کارگاه است و مستقیم روی صورت‌وضعیت اثر می‌گذارد. انواع صورت‌جلسه، اجزای لازم، نمونهٔ متن، کار اضافه و کسر کار، و نحوهٔ بایگانی.
صورت‌وضعیت و پیمانحسابداری پیمانکار جزء: ثبت قرارداد، صورت وضعیت، علی‌الحساب و تسویه
پیمانکاران جزء بزرگ‌ترین طرف‌حساب‌های هر پروژهٔ ساختمانی‌اند. ببینید حساب هر پیمانکار جزء را از قرارداد تا تسویهٔ نهایی چطور نگه دارید: علی‌الحساب، صورت وضعیت، کسورات، چک و آزادسازی سپرده‌ها.
صورت‌وضعیت و پیمانتعدیل صورت وضعیت چیست؟ فرمول محاسبه با شاخص‌ها + مثال عددی
تعدیل صورت وضعیت جبران اثر تورم بر قیمت قرارداد است که با شاخص‌های رسمی محاسبه میشود. فرمول تعدیل، نحوهٔ انتخاب شاخص مبنا و دوره، یک مثال عددی کامل و نحوهٔ ثبت حسابداری آن را در این راهنما ببینید.
دیدگاه‌ها(۰)
هنوز دیدگاهی ثبت نشده است. اولین نفر باشید!
دیدگاه خود را بنویسید
دیدگاه شما پس از تأیید مدیر منتشر میشود.