پیشپرداخت به فروشنده در اپتا چیست و کجا به کار می‌آید؟ آموزش ثبت تا مصرف (تصویری)
پیشپرداخت یعنی پولی که پیش از خرید به مصالحفروش یا طرف حساب می‌دهید. در این آموزش تصویری می‌بینید پیشپرداخت را در اپتا چطور ثبت کنید، چطور خودکار از فاکتورها و هزینه‌ها کم میشود، باقیمانده از بانک تسویه میشود و ماندهٔ آن را کجا ببینید.
خلاصه: پیشپرداخت پولی است که پیش از خرید به فروشنده می‌دهید؛ هزینه نیست، طلب شماست. در اپتا از حسابرسی / پیش‌پرداخت‌ها ثبت میشود و بعداً در فاکتورهای مصالح و هزینههای همان طرف حساب با یک تیک خودکار کم میشود؛ اگر کم بیاید، باقیمانده از حساب بانکی پرداخت میشود.
خیلی از مصالح‌فروش‌ها برای رزرو قیمت یا تأمین بار، پول جلوتر می‌گیرند. اگر این پول را هزینه ثبت کنید، هزینهٔ مصالح دوبار حساب میشود؛ اگر هیچ‌جا ثبت نکنید، یادتان می‌رود چقدر طلب دارید. در نرم‌افزار حسابداری ساختمان اپتا پیشپرداخت یک حساب جدا دارد که خودکار مصرف میشود. سناریوی این آموزش: ۱٫۵ میلیارد ریال پیشپرداخت به مصالحفروش و مصرف آن در دو فاکتور سیمان و یک هزینهٔ حمل. منطق حسابداری پیشپرداخت را در پیشپرداخت در قرارداد پیمانکاری توضیح داده‌ایم.
قدم ۱: ثبت پیشپرداخت
از منوی حسابرسی / پیش‌پرداخت‌ها روی پیشپرداخت جدید بزنید.
فروشنده، مبلغ و حسابی که پول از آن پرداخت شده را انتخاب کنید و ذخیره کنید. مبلغ همان لحظه از موجودی بانک کم میشود.
در فهرست پیش‌پرداخت‌ها برای هر مورد سه ستون مهم دارید: مبلغ، مصرفشده و باقیمانده.
قدم ۲: کسر پیشپرداخت در فاکتور
وقتی فاکتور همان فروشنده را ثبت می‌کنید (آموزش ثبت فاکتور)، گزینهٔ «کسر از پیش‌پرداختِ این فروشنده» با موجودی قابل استفاده ظاهر میشود. آن را تیک بزنید. در این فاکتور ۴۰۰ کیسه سیمان (۷۲۰ میلیون) کاملاً از پیشپرداخت پوشش داده میشود، پس حساب بانکی لازم نیست.
قدم ۳: کسر پیشپرداخت در هزینه
پیشپرداخت فقط برای فاکتور نیست. در هزینه جدید، وقتی طرف حسابی را انتخاب کنید که پیشپرداخت دارد، گزینهٔ «کسر از علی‌الحساب این طرف حساب» با موجودی او ظاهر میشود. در این مثال کرایهٔ حمل ۲۰۰ میلیونی سیمان از همان پیشپرداخت کم میشود.
قدم ۴: وقتی پیشپرداخت کم بیاید
فاکتور بعدی ۵۰۰ کیسه سیمان است (۹۰۰ میلیون)، ولی از پیشپرداخت فقط ۵۸۰ میلیون مانده. با تیک کسر از پیشپرداخت، همان ۵۸۰ میلیون کم میشود و فیلد «تسویهٔ باقیمانده (۳۲۰ میلیون) از حساب بانکی» ظاهر میشود.
حالا پیشپرداخت کامل مصرف شده و باقی‌ماندهٔ آن صفر است. فیلتر بالای فهرست کمک می‌کند فقط پیش‌پرداخت‌های مانده‌دار یا تسویه‌شده را ببینید و با چاپ یا Excel از آن گزارش بگیرید.
پیشپرداخت چطور سند می‌خورد؟
خود پیشپرداخت یک سند برداشت شماره‌دار است، چون پول از بانک خارج شده است. فاکتور یا هزینهای که کاملاً از پیشپرداخت کم شود، پول جدیدی از بانک نمی‌برد؛ فقط اگر باقی‌مانده‌ای از بانک تسویه شود، همان مبلغ از حساب کم میشود. این‌طوری هزینهٔ مصالح یک بار و درست ثبت میشود.
کجاها از پیشپرداخت استفاده کنیم؟
- مصالحفروش: رزرو قیمت میلگرد، سیمان یا بتن.
- ابزارفروش یا اجاره‌دهندهٔ تجهیزات: پیشپرداخت اجارهٔ جرثقیل یا داربست که بعداً با هزینه‌ها تسویه میشود.
- هر طرف حسابی که اول پول می‌گیرد و بعد فاکتور یا هزینه‌اش ثبت میشود.
برای پیمانکارانی که صورتوضعیت می‌دهند، به‌جای پیشپرداخت از صورتوضعیت «در حال انجام (علی‌الحساب)» استفاده کنید (آموزش صورتوضعیت). برای کارگران هم دکمهٔ «پرداخت علی‌الحساب» در بخش کارگران است (آموزش فیش حقوقی).
چه زمانی پیشپرداخت بدهیم؟
پیشپرداخت به فروشنده در کارگاه‌های ساختمانی رایج است، مثلاً برای قفل کردن قیمت آهن در بازار پرنوسان یا رزرو بتن آماده در فصل شلوغ. ولی هر پیشپرداخت یعنی پولی که نزد دیگری است و کالایی در برابرش نگرفته‌اید. پیش از پیشپرداخت سه سؤال بپرسید: آیا قیمت یا زمان تحویل واقعاً با این پرداخت تضمین میشود؟ آیا رسید یا قرارداد کتبی دارید؟ و آیا این پول در جریان نقدی ماه‌های بعد کم نمی‌آید؟
پیشپرداخت را همیشه جدا ثبت کنید و هزینه نزنید. اگر پیشپرداخت بهعنوان هزینه ثبت شود، هزینهٔ پروژه زودتر از مصرف بزرگ میشود و وقتی فاکتور می‌رسد، احتمال ثبت دوبارهٔ هزینه هست. در اپتا پیشپرداخت طلب از فروشنده است و با هر فاکتور یا هزینهٔ همان فروشنده مصرف میشود، تا ماندهٔ او همیشه درست بماند. هر ماه هم فهرست پیش‌پرداخت‌های باز را مرور کنید؛ پیشپرداختی که چند ماه مصرف نشده، باید پیگیری شود.
اگر از یک فروشنده به‌طور منظم با پیشپرداخت خرید می‌کنید، هر بار پیش از پرداخت جدید، ماندهٔ پیشپرداخت قبلی را ببینید. پرداخت جدید وقتی مانده هنوز زیاد است، فقط پول بیشتری را نزد فروشنده نگه می‌دارد و ریسک را بالا می‌برد.
جمع‌بندی
پیشپرداخت در اپتا یعنی «طلب از فروشنده» که خودکار در فاکتورها و هزینههای بعدی همان طرف حساب مصرف میشود و هر وقت کم بیاید، بقیه از بانک تسویه میشود. این‌طوری نه هزینه دوبار ثبت میشود و نه طلبی فراموش میشود.
پیش‌پرداخت‌های پروژه‌تان را در اپتا مدیریت کنید — ۱۴ روز رایگان
پرسش‌های متداول
پیشپرداخت در اپتا چیست؟
پولی است که پیش از تحویل کالا یا خدمت به یک فروشنده یا طرف حساب می‌دهید. این پول هزینه نیست، طلب شماست؛ و وقتی فاکتور یا هزینهٔ همان طرف حساب ثبت شود، از آن کم میشود.
پیشپرداخت کجاها مصرف میشود؟
در فاکتورهای مصالح و ابزارِ همان فروشنده (گزینهٔ «کسر از پیشپرداخت این فروشنده») و در هزینه‌هایی که برای همان طرف حساب ثبت می‌کنید (گزینهٔ «کسر از علی‌الحساب این طرف حساب»).
اگر مبلغ فاکتور از ماندهٔ پیشپرداخت بیشتر باشد؟
تمام ماندهٔ پیشپرداخت کم میشود و فقط باقیمانده از حساب بانکی انتخابشده برداشت میشود.
پیشپرداخت مصرفشده را میتوانم حذف کنم؟
خیر؛ تا وقتی در فاکتور یا هزینهای استفاده شده باشد قابل حذف نیست. اول آن فاکتور یا هزینه را حذف کنید تا پیشپرداخت آزاد شود.
فرق پیشپرداخت فروشنده با «استهلاک پیشپرداخت» در صورتوضعیت چیست؟
پیشپرداخت فروشنده پولی است که شما به مصالحفروش دادهاید. استهلاک پیشپرداخت در صورتوضعیت مربوط به پیشپرداختی است که کارفرما به پیمانکار داده و از صورتوضعیتهایش کم میشود.
ماندهٔ پیشپرداخت هر فروشنده را کجا ببینم؟
در بخش مصالح و گزارش طرف حساب همان فروشنده؛ هنگام ثبت فاکتور یا هزینه هم ماندهٔ قابل استفاده نمایش داده میشود.
پیشپرداخت را میشود بین چند فروشنده تقسیم کرد؟
خیر؛ هر پیشپرداخت مربوط به یک فروشنده است و فقط در فاکتورها و هزینههای همان فروشنده مصرف میشود.
اگر پیشپرداخت مصرف نشد چه کنم؟
ماندهٔ پیشپرداخت بهعنوان طلب از همان فروشنده در حسابها میماند و در فاکتور یا هزینهٔ بعدی او قابل مصرف است؛ ماندهٔ قدیمی را با فروشنده پیگیری کنید.
تیم محتوای اپتا؛ راهنمای ساده و کاربردی حسابداری و مدیریت مالی برای پیمانکاران ساختمانی. اینجا هر آنچه یک پیمانکار برای مدیریت مالی پروژه لازم دارد را به زبان روان توضیح می‌دهیم.
آماده‌ای مالی پروژه‌ات را ساده کنی؟
۱۴ روز رایگان اپتا را امتحان کن؛ بدون نیاز به دانش حسابداری.
شروع رایگانآموزشهای مرتبط
ثبت اسنادپیگیری اقساط معوق خریداران و فسخ قرارداد پیش‌فروش در اپتا: از هشدار تا آزاد شدن واحد (تصویری)
آموزش تصویری مدیریت مطالبات پیش‌فروش در اپتا: دیدن اقساط معوق و اقساط ۳۰ روز آینده، وضعیت هر قسط در قرارداد، ثبت قسط عقب‌افتاده و تخصیص خودکار به اقساط، و فسخ قرارداد پیش‌فروش و آزاد شدن واحد برای فروش دوباره.
ثبت اسنادصورتوضعیت متری در اپتا: ردیف‌های متراژ × فی، ارزش افزوده، بیمه و مالیات ۱۰۴ با مثال عددی (تصویری)
آموزش تصویری ثبت صورتوضعیت متری (سطری) پیمانکار در اپتا: ردیف‌های متراژ و تعداد با فی، حسن انجام کار، سپردهٔ بیمه، مالیات علی‌الحساب ۱۰۴ و ارزش افزوده، محاسبهٔ خالص قابل پرداخت با مثال عددی، پرداخت و چاپ صورتوضعیت با جای امضا.
ثبت اسنادآموزش سندها در اپتا: فهرست اسناد، شمارهٔ سند، حذف سند وابسته و تاریخچهٔ تغییرات (تصویری)
آموزش تصویری بخش سندهای اپتا: هر تراکنش چطور شمارهٔ سند می‌گیرد، فیلتر نوع سند و جست‌وجو، دیدن جزئیات، حذف مستقیم سند با بررسی وابستگی‌ها، برگشت «آخرین سند» بعد از حذف و پیگیری همهٔ تغییرات در تاریخچهٔ اسناد.
دیدگاه‌ها(۰)
هنوز دیدگاهی ثبت نشده است. اولین نفر باشید!
دیدگاه خود را بنویسید
دیدگاه شما پس از تأیید مدیر منتشر میشود.