آموزش انبارداری کارگاه در اپتا: تعریف انبار، رسید فاکتور، حوالهٔ مصرف، کاردکس و انبارگردانی (تصویری)

خلاصه: در انبارداری اپتا اول انبار کارگاه را تعریف کنید، بعد اقلام فاکتورهای خرید را با یک کلیک وارد انبار کنید. هر خروج برای مصرف را با حوالهٔ خروج و محل مصرف ثبت کنید تا موجودی، کاردکس با میانگین موزون و گزارش مصرف هر مرحلهٔ کار آماده باشد. در انبارگردانی شمارش واقعی را وارد کنید تا کسری و اضافی خودکار سند بخورد.

مصالح بخش بزرگی از هزینهٔ ساخت است و بیشترین پرت هم همین‌جاست. اگر ندانید چند کیسه سیمان خریده‌اید، چند کیسه به کدام پیمانکار تحویل داده‌اید و چقدر در انبار مانده، کنترل پرت ممکن نیست. اصول را در انبارداری کارگاه ساختمانی و کنترل پرت مصالح بخوانید؛ این آموزش اجرای آن در نرم‌افزار حسابداری ساختمان اپتا است.

قدم ۱: تعریف انبار

از منوی انبارداری / انبارها روی انبار جدید بزنید.

نام انبار (مثلاً انبار کارگاه)، محل و نام انباردار را وارد کنید. اولین انبار خودکار انبار پیش‌فرض می‌شود. اگر چند محل نگهداری دارید (مثلاً انبار زیرزمین و کانتینر ابزار)، هر کدام را جدا تعریف کنید.

قدم ۲: فاکتورهای خرید چطور وارد انبار می‌شوند؟

فاکتورهایی که از این به بعد ثبت می‌کنید، با انتخاب انبار در فرم فاکتور خودکار رسید انبار می‌گیرند (آموزش فاکتور مصالح). برای فاکتورهای قبلی، در مصالح و ابزار / فاکتورها دکمهٔ ورود به انبار را بزنید.

انبار را انتخاب و ثبت رسید انبار را بزنید. تاریخ رسید همان تاریخ فاکتور است و اقلام با بهای فاکتور وارد می‌شوند.

قدم ۳: موجودی انبار

زبانهٔ موجودی برای هر کالا مقدار، میانگین موزون بها و ارزش را نشان می‌دهد. می‌توانید بر اساس انبار فیلتر کنید، موجودی را تا یک تاریخ ببینید و چاپ یا Excel بگیرید. کارت‌های بالای صفحه ارزش موجودی، مصرف ۳۰ روز اخیر و کالاهای زیر نقطهٔ سفارش را می‌دهند.

قدم ۴: حوالهٔ خروج برای مصرف

در زبانهٔ اسناد انبار روی حوالهٔ خروج بزنید. تحویل‌گیرنده (پیمانکار یا نام آزاد مثل سرکارگر)، محل مصرف / مرحلهٔ کار (فونداسیون، اسکلت، سفت‌کاری، تأسیسات و...) و کالا و مقدار را وارد کنید. بها خودکار با میانگین موزون حساب می‌شود.

اگر کالا (مثلاً ابزار) باید برگردد، تیک تحویل امانی را بزنید؛ مصرف حساب نمی‌شود و در زبانهٔ «ابزار امانی» نزد همان نفر می‌ماند تا با «برگشت به انبار» تسویه شود. سندهای دیگر انبار: رسید ورود، انتقال بین انبارها، برگشت به فروشنده و موجودی اول دوره.

قدم ۵: کاردکس کالا

در زبانهٔ کاردکس کالا کالا را انتخاب کنید. هر ورود و خروج با شمارهٔ سند، طرف و محل مصرف، وارده، صادره، بهای واحد و ماندهٔ مقدار و ارزش بعد از هر سند دیده می‌شود. توضیح کامل در کاردکس انبار.

قدم ۶: گزارش مصرف

زبانهٔ گزارش مصرف ارزش مصرف را به تفکیک محل مصرف، کالا و تحویل‌گیرنده در هر بازهٔ تاریخ نشان می‌دهد؛ یعنی می‌بینید اسکلت چقدر سیمان و میلگرد برده است. مصرف یعنی حواله‌های خروج منهای برگشت به انبار؛ تحویل‌های امانی جزو مصرف نیستند.

قدم ۷: انبارگردانی و ثبت کسری چطور انجام می‌شود؟

در زبانهٔ انبارگردانی انبار و تاریخ شمارش را انتخاب کنید و جلوی هر کالا مقدار شمارش‌شده را بنویسید (ستون خالی یعنی شمارش نشده). مغایرت با موجودی سیستم همان‌جا نشان داده می‌شود؛ در این مثال ۶۵۰ کیسه در سیستم و ۶۴۰ کیسه در انبار است.

با ثبت مغایرت‌ها، اپتا برای هر اختلاف سند «کسری» یا «اضافی» انبارگردانی با بهای میانگین موزون ثبت می‌کند. روش اجرای انبارگردانی را در انبارگردانی ببینید.

انبار و بهای تمام‌شدهٔ پروژه

وقتی مصالح از انبار با حوالهٔ مصرف و مرکز مصرف خارج می‌شود، بهای مصالح مصرف‌شدهٔ هر بخش پروژه معلوم است، نه فقط بهای خرید. این تفاوت مهم است. ممکن است مصالح زیادی خریده باشید که هنوز در انبار است؛ آن موجودی دارایی پروژه است، نه هزینه. گزارش مصرف به تفکیک مرکز مصرف نشان می‌دهد هر طبقه یا هر پیمانکار چقدر مصالح برده است و با متره قابل مقایسه است. همین مقایسه پایهٔ کنترل پرت است (کنترل پرت مصالح).

انبار منظم، هزینهٔ واقعی هر بخش را نشان می‌دهد.

جمع‌بندی

با انبار تعریف‌شده، رسید خودکار فاکتورها و حوالهٔ مصرف با محل کار، در هر لحظه موجودی و ارزش انبار، مصرف هر مرحله و کسری‌ها معلوم است و پرت مصالح قابل اندازه‌گیری می‌شود. برای دیدن هزینهٔ مصالح در کنار بقیهٔ هزینه‌ها و هزینهٔ هر متر، آموزش گزارش‌ها را ببینید.

انبار کارگاهتان را در اپتا کنترل کنید — ۱۴ روز رایگان