آموزش صورتوضعیت در اپتا: ثبت، حسن انجام کار، علیالحساب پیمانکار و پرداخت (تصویری)
آموزش تصویری و قدم‌به‌قدم صورتوضعیت در نرم‌افزار حسابداری ساختمان اپتا: ثبت صورتوضعیت مقطوع با حسن انجام کار و کسورات، پرداخت مرحله‌ای، آزادسازی سپردهها، علیالحساب پیمانکار و کسر آن از صورتوضعیت قطعی، و این‌که هر پرداخت چطور سند میخورد.
خلاصه: در اپتا صورتوضعیت از منوی حسابرسی / صورت‌وضعیت‌ها ثبت میشود. مبلغ کل را وارد میکنید، حسن انجام کار و کسورات خودکار حساب میشوند و خالص قابل پرداخت را می‌بینید. هر پرداخت (کامل، بخشی یا علیالحساب) یک سند برداشت مستقل با شمارهٔ ترتیبی میگیرد و سپردهها جدا نگه داشته میشوند تا هر وقت آزاد شدند پرداخت شوند.
در این آموزش یک سناریوی واقعی را قدم‌به‌قدم در نرم‌افزار حسابداری ساختمان اپتا انجام می‌دهیم: صورتوضعیت یک میلیارد ریالیِ پیمانکار اسکلت با ۱۰٪ حسن انجام کار، ۵٪ سپردهٔ بیمه و ۳٪ مالیات؛ پرداخت در دو مرحله؛ آزادسازی سپردهها؛ و در پایان، علیالحساب دادن به پیمانکار تأسیسات و کسر آن از صورتوضعیت قطعی. همهٔ عکس‌ها از پنل اپتا گرفته شده‌اند و بخش‌های مهم با شماره علامت خورده‌اند.
اگر با مفهوم صورتوضعیت آشنا نیستید، اول صورتوضعیت چیست و کسورات قانونی صورتوضعیت را بخوانید.
قدم ۱: رفتن به بخش صورت‌وضعیت‌ها
از منوی کناری، گروه حسابرسی را باز کنید و صورت‌وضعیت‌ها را بزنید. بالای صفحه سه کارت خلاصه می‌بینید: مبلغ کل صورت‌وضعیت‌ها، حسن انجام کار نگه‌داشته‌شده و ماندهٔ دریافتنی. برای ثبت، روی صورتوضعیت جدید بزنید.
قدم ۲: پر کردن فرم صورتوضعیت
- نوع کار: سه حالت دارد. چکی (مبلغ مقطوع) برای کاری که مبلغ کل مشخصی دارد؛ متری / تعدادی (سطری) برای ردیف‌های متراژ × فی؛ و در حال انجام (علیالحساب) برای پیمانکاری که هنوز صورتوضعیت نداده ولی پول میگیرد (قدم ۷).
- پیمانکار: از فهرست طرف‌حساب‌ها انتخاب کنید؛ اگر نیست، با دکمهٔ + کنار فیلد همان‌جا بسازید.
- مبلغ کل: برای صورتوضعیت مقطوع، مبلغ کل را وارد کنید. اگر بخواهید ریز کار را هم نشان دهید، با «افزودن ردیف» چند ردیف شرح و مبلغ بسازید تا مبلغ کل جمع ردیف‌ها شود.
- حسن انجام کار: تیک «این صورتوضعیت حسن انجام کار داشته باشد» و درصد آن به‌صورت پیش‌فرض از تنظیمات پروژه می‌آید (معمولاً ۱۰٪).
- کسورات و اضافات قانونی: این بخش را باز کنید و در صورت نیاز سپردهٔ بیمه، مالیات علیالحساب ۱۰۴، ارزش افزوده، استهلاک پیش‌پرداخت یا سایر کسورات را وارد کنید. همه پیش‌فرض صفرند.
- خالص قابل پرداخت: پایین فرم زنده محاسبه میشود. در این مثال: ۱٬۰۰۰ میلیون − ۱۰۰ حسن انجام کار − ۵۰ سپردهٔ بیمه − ۳۰ مالیات = ۸۲۰ میلیون ریال. سپردهها (۱۵۰ میلیون) جدا نگه داشته میشوند.
نرخ‌های پیش‌فرض بیمه و مالیات را یک بار در تنظیمات پروژه تعیین کنید تا در هر صورتوضعیت دوباره وارد نکنید. نرخ‌های قانونی را با بخشنامهٔ جاری و مشاور مالیاتی چک کنید. توضیح حسن انجام کار: حسن انجام کار چند درصد است؟
قدم ۳: ذخیره و دیدن صورتوضعیت در فهرست
با ذخیره، صورتوضعیت با شمارهٔ اختصاصی (مثل SW-0001) در فهرست می‌نشیند. ستون «حسن انجام / سپرده» مبلغ نگه‌داشته‌شده و ستون «مانده» خالصِ هنوز پرداخت‌نشده را نشان می‌دهد.
نکتهٔ حسابداری: ثبت صورتوضعیت یعنی شما به پیمانکار بدهکار شده‌اید (هزینهٔ پروژه به اندازهٔ ناخالص شناسایی میشود)، ولی هنوز پولی از بانک نرفته است؛ برای همین خود صورتوضعیت سند بانکی نمی‌خورد. سند وقتی ساخته میشود که پرداخت کنید.
قدم ۴: پرداخت مرحله‌ای
روی پرداخت بزنید. در پنجرهٔ پرداخت، ماندهٔ خالص بالای فرم نمایش داده میشود. مبلغ (مثلاً ۵۰۰ میلیون)، حساب بانکی پرداخت‌کننده و شرح را وارد و ثبت پرداخت را بزنید. مبلغ پرداخت نمی‌تواند از ماندهٔ قابل پرداخت بیشتر باشد.
بعد از ثبت، پنجرهٔ جزئیات صورتوضعیت باز میشود: جمع دریافتی، مانده و فهرست پرداخت‌ها. ستون «سند» شمارهٔ سندی است که برای این پرداخت ساخته شد.
قدم ۵: تسویهٔ خالص و آزادسازی حسن انجام کار و سپردهها
باقی‌ماندهٔ خالص (۳۲۰ میلیون) را به همان روش پرداخت کنید. وقتی خالص کامل تسویه شد، دکمهٔ پرداخت سپردهها ظاهر میشود (اگر فقط حسن انجام کار داشته باشید، نامش «پرداخت حسن انجام کار» است).
این دکمه را وقتی بزنید که سپردهها واقعاً آزاد شده‌اند (مثلاً پس از تحویل موقت یا دریافت مفاصاحساب). گزینهٔ «همزمان سپردهها هم پرداخت شود» خودکار تیک خورده و مبلغ سپردهها از پیش پر شده است.
در جزئیات صورتوضعیت حالا سه پرداخت با سه شمارهٔ سند جدا می‌بینید: دو پرداخت خالص و یک پرداخت سپردهها.
قدم ۶: هر پرداخت چطور سند میخورد؟
به منوی سندها بروید. هر پرداختِ صورتوضعیت یک سند برداشت با شمارهٔ ترتیبی است که از حساب بانکی انتخاب‌شده کم شده است؛ شرح پیش‌فرض آن «پرداخت بابت صورتوضعیت SW-…» است و شرح دلخواه شما هم ثبت میشود.
یعنی سه مرحله داریم: (۱) ثبت صورتوضعیت = بدهی به پیمانکار و هزینهٔ پروژه، بدون حرکت بانک؛ (۲) هر پرداخت = یک سند برداشت شماره‌دار که موجودی بانک و ماندهٔ پیمانکار را کم میکند؛ (۳) پرداخت سپردهها = سند برداشت جدا که سپرده‌های نگه‌داشته‌شده را تسویه میکند. اگر سندی اشتباه بود، از فهرست سندها حذفش کنید تا موجودی بانک و ماندهٔ صورتوضعیت برگردد.
قدم ۷: علیالحساب به پیمانکاری که هنوز صورتوضعیت نداده
گاهی پیمانکار وسط کار پول می‌خواهد. یک صورتوضعیت جدید با نوع در حال انجام (علیالحساب) بسازید و فقط پیمانکار و شرح کار را بنویسید؛ مبلغی لازم نیست.
در فهرست، این صورتوضعیت دکمهٔ پرداخت علیالحساب دارد. هر چند بار لازم است علیالحساب بدهید؛ هر کدام یک سند برداشت جداست.
قدم ۸: کسر علیالحساب از صورتوضعیت قطعی
وقتی کار تمام شد و پیمانکار صورتوضعیت قطعی داد، صورتوضعیت جدید (مقطوع یا متری) برای همان پیمانکار بسازید. اپتا علیالحسابهای قبلی را تشخیص می‌دهد و این گزینه را نشان می‌دهد: «آیا از مبلغ بدهی این شخص در این سند استفاده میکنید؟». آن را تیک بزنید.
با ذخیره، علیالحساب از مبلغ قابل پرداخت کم میشود. در این مثال: خالص ۵۴۰ میلیون − علیالحساب ۲۰۰ میلیون = ماندهٔ ۳۴۰ میلیون ریال. اپتا اجازهٔ پرداخت بیشتر از این مبلغ را نمیدهد تا علیالحساب دوبار پرداخت نشود.
برعکسش هم هست: اگر پیمانکار از صورت‌وضعیت‌های قبلی هنوز طلب داشته باشد، گزینهٔ «آیا حساب قبلی هم تسویه میکنید؟» ظاهر میشود تا ماندهٔ قبلی در همین صورتوضعیت پرداخت شود. منطق علیالحساب و پیش‌پرداخت را در پیش‌پرداخت در قرارداد پیمانکاری ببینید.
اشتباه‌های رایج
- ثبت پرداخت به‌جای صورتوضعیت در بخش هزینه‌ها: پرداخت به پیمانکاری که صورتوضعیت دارد را از همین بخش انجام دهید تا مانده و سپرده‌هایش درست بماند.
- پرداخت سپردهها قبل از موعد: دکمهٔ «پرداخت سپردهها» را فقط وقتی بزنید که حسن انجام کار واقعاً آزاد شده است.
- علیالحساب در بخش هزینه‌ها: علیالحساب پیمانکار را با صورتوضعیت «در حال انجام» ثبت کنید تا در صورتوضعیت قطعی قابل کسر باشد.
جمع‌بندی
در اپتا صورتوضعیت یعنی «بدهی به پیمانکار»، و هر پرداخت یعنی «یک سند برداشت شماره‌دار». حسن انجام کار و سپردهها جدا نگه داشته و هر وقت آزاد شدند پرداخت میشوند، و علی‌الحساب‌ها در صورتوضعیت قطعی کسر میشوند تا ماندهٔ هر پیمانکار همیشه درست باشد. برای تصویر کامل حساب‌وکتاب پروژه، راهنمای جامع حسابداری ساختمان و آموزش صفر تا صد اپتا را ببینید.
همین سناریو را روی پروژهٔ خودتان امتحان کنید — ۱۴ روز رایگان
پرسش‌های متداول
صورتوضعیت در اپتا سند حسابداری میخورد؟
خود صورتوضعیت شمارهٔ اختصاصی خودش (مثل SW-0001) را دارد و بدهی شما به پیمانکار را ثبت میکند؛ هر پرداختی که بابت آن انجام دهید یک سند برداشت مستقل با شمارهٔ ترتیبی در فهرست سندها میگیرد.
حسن انجام کار کی پرداخت میشود؟
اپتا حسن انجام کار و سپردهٔ بیمه را جدا نگه میدارد. وقتی خالص صورتوضعیت کامل پرداخت شد، دکمهٔ «پرداخت سپردهها» (یا «پرداخت حسن انجام کار») ظاهر میشود و هر وقت سپرده آزاد شد با آن پرداخت میکنید.
به پیمانکاری که هنوز صورتوضعیت نداده چطور علیالحساب بدهم؟
یک صورتوضعیت از نوع «در حال انجام (علیالحساب)» بسازید و با دکمهٔ «پرداخت علیالحساب» پرداخت کنید. در صورتوضعیت قطعی همان پیمانکار، گزینهٔ استفاده از بدهی او را بزنید تا علیالحساب از مبلغ قابل پرداخت کم شود.
اگر بیشتر از ماندهٔ صورتوضعیت پرداخت کنم چه میشود؟
اپتا اجازه نمیدهد مبلغ پرداخت از ماندهٔ قابل پرداخت بیشتر شود؛ علیالحسابهای کسرشده هم در این سقف حساب میشوند تا اضافهپرداخت رخ ندهد.
تیم محتوای اپتا؛ راهنمای ساده و کاربردی حسابداری و مدیریت مالی برای پیمانکاران ساختمانی. اینجا هر آنچه یک پیمانکار برای مدیریت مالی پروژه لازم دارد را به زبان روان توضیح می‌دهیم.
آماده‌ای مالی پروژه‌ات را ساده کنی؟
۱۴ روز رایگان اپتا را امتحان کن؛ بدون نیاز به دانش حسابداری.
شروع رایگان
دیدگاه‌ها(۰)
هنوز دیدگاهی ثبت نشده است. اولین نفر باشید!
دیدگاه خود را بنویسید
دیدگاه شما پس از تأیید مدیر منتشر میشود.